选择正确的图形

首先要确定的是，哪种类型的图形更适合你要表现的数据。比如饼图适合部分与整体的比较，条形图适合显示增量类别之间的差异等等。像下面的这个图，饼图看起来都很相似，而在条形图中，差别就一目了然了。

确定好类型后，在Excel中将数据转换成图形非常简单，选中相关的数据后，即可在“插入”选项卡中选择图表类型了。也可以点击数据右下角“快速分析”按钮，在弹出框中切换到“图表”项，快速选择生成相应的图表。

条形图排序数据更直观

一般情况下，条形图可能会如下图所示的样子。这种随机的分布，很难看出差别。

我们可以选中相关数据，然后切换到“数据”选项卡，点击“排序”按钮，在打开对话框中设置条件对数据进行排序。

排完序之后再生成条形图，将会是一个有序的序列，各类数据间的差异清晰明了地显示出来，而且也更美观。

缩短Y轴的标签长度

有些图标的Y轴标签数字太长，不但影响阅读，也不美观，这时可以想办法缩短Y轴的标签。在Y轴的标签上右击，然后选择“设置坐标轴格式”。

在右侧打开的坐标轴格式窗口中，展开“数字”项，将“类别”设置为“自定义”，在格式代码框中输入“￥0,, 万”。在自定义格式中，需要加入说明性字符的部分，可以先输入斜杠再输入相应字符，比如本例中的“￥”和“万”，字符可以根据实际情况自行决定。科学计数中，每3位数就有一个逗号分节符，在这个自定义格式中，分节符越多，数字就越短。

设置完毕，点“添加”按钮，此自定义的格式将被自动选中，此时本例中的超长Y轴标签已经缩短，并且不影响意义的表达。

删除图表背景线

默认情况下，建立的图表背景中都有一些参考线，如果感觉这些线影响了图表的美观，可以简单将它们删除。在图表区背景的网格线上右击，选择“设置网格线格式”，再在右侧窗格中，选中“无线条”，即可去掉背景线啦。