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用Excel制作工资条的方法
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发布时间:2016-12-21 来源:查字典编辑
摘要:用Excel制作工资条的方法如何使用Excel进行工资条的制作,也许有些网友使用已经很长时间了,但如何更快更好的做出漂亮的工资条,看看作者的...

用Excel制作工资条的方法如何使用Excel进行工资条的制作,也许有些网友使用已经很长时间了,但如何更快更好的做出漂亮的工资条,看看作者的方法吧。

小问题难倒老财务,也许你已经在财务口上工作多年,也许你天天都要面对Excel那张老脸,也许你已经习惯了用工资明细表做员工工资统计并向上级汇报,把表中的条目一条条复制粘贴后打印发给每个员工。可你是否想过,找一个更简单更有效率的方法?看起来这似乎有些困难:在工资明细表中,工资的项目(即表头)一般只出现在表格开头的某一行,而在工资条中,为了便于阅读则要求每个人的工资都有表头,那么如何巧妙地把工资明细表制作成便于打印的工资条呢?

条条大路通罗马,不过路有远近之分,方法也有难易之别,这里给大家提供三种最简单易用的方法。

方法一:宏命令控制法

对于Office家族的宏功能,大家或许早有耳闻,但由于需要使用VBA进行编程,所以宏一直让许多人望而却步,不过要使用一个现成的宏就简单多了。首先打开要处理的Excel表,选择工具宏Visual Basic 编辑器,在编辑器左边的窗口中用鼠标双击Sheet1,会出现代码编辑窗口,在代码编辑窗口输入如下代码(为了不破坏原有的工资表,所以这里采用了将 Sheet1的内容复制到Sheet2的方法,所以最后的生成结果是在Sheet2中显示):

Sub MakeSalaryList()

Dim i As Integer

Dim endrow As Integer

测出数据的最后一行

endrow = Sheet1.Range(a65536).End(xlUp).Row - 1

把标题贴过去

Worksheets(1).Range(1:1).Copy (Worksheets(2).Cells(1, 1))

For i = 3 To endrow

把每条数据抬头贴过去

Worksheets(1).Range(2:2).Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 7, 1))

把数据贴过去

Worksheets(1).Range(Cells(i, 1), Cells(i, 256)).Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 6, 1))

Next i

End Sub

关闭编辑器,将自动返回到刚才的Excel表,选择工具宏宏,将弹出如下对话框:

点击执行,将在Sheet2生成如Gz-2所示的转换成工资条,怎样,不复杂吧。当然,如果你的表总Sheet2已经输入了别的内容,就可以将他复制到Sheet3来生成,代码修改也很简单,把其中的Sheet2修改成Sheet3就可以了,其它代码不变。

方法二:公式填充法

相比宏命令,公式填充法更便于理解,不过需要手工操作的步骤稍微多一些,鱼和熊掌不可得兼,要用哪种方法就看你的爱好了。

首先打开要操作的Excel工资表,为了不破坏原表(Sheet1)结构,我们仍然采用在Sheet2中进行操作的方法。由于这个工资表一共有L列,18行,要复制的表头项目在第二行,所以在第一个单元格中输入如下公式:

=IF(MOD(ROW(),2)=0,INDEX(sheet1!$A:$L,INT(((ROW()+1)/2))+2,COLUMN()),sheet1!A$2)

接下来的工作就简单了,我们只要使用填充柄将此公式填充到其它单元格,列向填充到L列,行填充到18行就大功告成。

因为在不同的表格中这个公式需要修改的地方比较多,所以这里做一下解释:

由于工资条中的奇数行都是表头,偶数行是数据,所以在这个公式中首先进行奇偶行判断,若是奇数行,直接取工资表的A2单元格数据(即公式中的 sheet1!A$2,如果表头数据在第4行第三列则修改为sheet1!C$4)。若是偶数行,则用INDEX()函数来取数。该函数的第一个参数是指定工资表中的一个取数区域(即sheet1!$A:$L,如果不是从A到L列,那么可以修改这个参数,如修改为sheet1!$B$P ,就表示在B到P列之间取数)。当然,如果你想把转换后的数据放在Sheet3而不是Sheet2中,那么,只要在Sheet3中执行以上操作就可以了,并不需要修改公式的内容。

采用这种方法不能自动插入空行,给打印后的裁减带来了一定的麻烦,所以,建议在做完后在全选所有单元格,通过调整行高和列宽来解决这个问题。

方法三:Word邮件合并法

对于宏和公式运用不太熟练的朋友别着急,这里还有一招等着你。

首先我们确定好主文档(工资条表格)和数据源(Excel或Access格式的记录表),然后通过邮件合并向导把数据源中的的字段信息合并进来。

点击工具信函与邮件邮件合并,然后在屏幕右侧进入邮件合并向导。

第一步:选择文档类型。选择信函。

第二步:选择开始文档。选择默认的使用当前文档。

第三步:选取收件人。单击使用现有列表区的浏览按钮,通过选择数据源对话框,定位格式数据源的存放位置,选中并打开。接着弹出邮件合并收件人对话框,在这里可以指定参与邮件合并的记录,选择默认的全部,确定返回Word编辑窗口。

第四步:撰写信函。将插入点定位于表格的第二行第一格内,单击邮件合并工具栏上插入Word域左边的插入域按钮,打开插入合并域对话框,选中域下方列表框中的序号字段,并单击插入按钮,即可把序号字段合并到主文档中。然后用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置即可。

第五步:预览信函。在这里我们可以浏览一下工资条的大致效果,还可以调整姓名表格的宽度,让姓名在一行内显示。然后选中姓名后的表格区域,单击鼠标右键在弹出的菜单中选择平均分布各列,让这些列具有相同的宽度,使工资条更美观。如果这样直接进入打印操作,一页纸只能打印一个工资条,所以选中整个工资条表格,复制,粘贴到原表格下方空一行后的地方,把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处,单击邮件合并工具栏上的插入Word域按钮,在弹出的菜单中选择下一记录命令,以此类推,就可以在一页纸上多排几个工资表,充分利用资源了。Excel教程

最后进入第六步:完成合并。然后把工资条打印出来,就制作完成了。

OK,再也不用费力地重复劳动专门制作工资条数据表了,通过简单的转化一个数据表就实现了两项完全不同的功能,赶快操练一下吧。

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