Microsoft Office Excel连接外部数据的主要好处是可以在Excel中定期分析此数据，而不用重复复制数据，复制操作不仅耗时而且容易出错。连接到外部数据之后，还可以 自动刷新（或更新）来自原始数据源的Excel工作簿，而不论该数据源是否用新信息进行了更新。
安全性您的计算机可能禁用与外部数据的连接。若要在打开工作簿时连接到数据，必须通过使用信任中心栏或者将工作簿放在受信任位置来启用数据连接。
在数据选项卡上的获取外部数据组中，单击现有连接。 将显示现有连接对话框。
在该对话框顶部的显示下拉列表中，执行下列操作之一：若要显示所有连接，请单击所有连接。这是默认选项。
若要只显示最近使用的连接的列表，请单击此工作簿中的连接。 此列表是从以下连接创建的：已经定义的连接、使用数据连接向导的选择数据源对话框创建的连接或者以前在该对话框中选择的连接。
若要只显示计算机上可用的连接，请单击此计算机的连接文件。 此列表是从通常存储在我的文档中的我的数据源文件夹创建的。
若要只显示网络上可访问连接文件的可用连接，请单击网络的连接文件。 此列表是从 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站上的ExcelServices 数据连接库 (DCL) 创建的。DCL 是 Microsoft Office SharePoint Services 2007 网站上的一个文档库，其中包含一个 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc) 的集合。DCL 通常由网站管理员设置，网站管理员还可以将 SharePoint 网站配置为在外部连接对话框中显示此 DCL 中的 ODC 文件。有关详细信息，请参阅 Office SharePoint Server 2007 管理中心帮助。
如果没有看到所需的连接，则可以单击浏览更多以显示选取数据源对话框，然后单击新建源启动数据连接向导，从而创建连接。
注释如果从网络的连接文件或此计算机上的连接文件类别中选择连接，则连接文件将作为新工作簿连接复制到工作簿中，然后将用作新连接信息。
选择所需的连接，然后单击打开。 将显示导入数据对话框。
在请选择该数据在工作簿中的显示方式下，执行下列操作之一：若要创建表以进行简单排序和筛选，请单击表。
若要创建数据透视表以通过聚合及合计数据来汇总大量数据，请单击数据透视表。
若要创建数据透视表和数据透视图以可视地汇总数据，请单击数据透视图和数据透视表。
若要将所选连接存储在工作簿中以便今后使用，请单击仅创建连接。 使用此选项将选定的连接存储到工作簿中以备后用。例如，如果要连接到联机分析处理 (OLAP) 多维数据集数据源，而且打算通过使用转换为公式命令（在选项选项卡上的工具组中，单击OLAP 工具）将数据透视表单元格转换为工作表公式，则可以使用此选项，因为不必保存数据透视表。
注释这些选项并非对于所有类型的数据连接（包括文本、Web 查询和 XML）都可用。
在数据的放置位置下，执行下列操作之一：若要将数据透视表或数据透视图放在现有的工作表中，请选择现有工作表，然后键入要放置数据透视表的单元格区域的第一个单元格。 也可以单击压缩对话框
若要将数据透视表放在新工作表中，并以单元格 A1 为起始位置，请单击新建工作表。
或者，可以通过以下方法来更改连接属性：单击属性、在连接属性、外部数据区域或XML 映射属性对话框中进行更改，然后单击确定。